Der Adventskalender 2025 für Führungskräfte

24 Tipps für deinen erfolgreichen Start in die erste Führungsrolle

⭐️ 8. Dezember ⭐️

Heute: Rollenverständnis und Prioritäten setzen, Teil 4/4

Die Eisenhower-Matrix

Im Dezember häufen sich Termine, To-dos und spontane Anfragen – beruflich wie privat. Gerade als neue Führungskraft fühlt sich das schnell so an, als würdest du den ganzen Tag nur noch Feuer löschen. Ständig ist irgendetwas dringend, überall zieht jemand an dir, und am Ende des Tages hast du vielleicht das Gefühl, viel gemacht, aber das Wesentliche nicht geschafft zu haben. Deshalb möchte ich dir heute die Eisenhower-Matrix vorstellen. Das Modell ist ein ebenso einfaches wie mächtiges Tool: Es hilft dir, die Aufgaben auf deiner To-Do-Liste sinnvoll zu priorisieren. Damit hilft sie dir, dich nicht zu verzetteln, sondern deine Energie sehr bewusst und gezielt an der richtigen Stelle einzusetzen und damit maximal wirksam zu werden.

Die Grundidee ist einfach: Zunächst sortierst du deine Aufgaben danach, wie wichtig sie sind. Achtung: Wichtig heißt in dem Fall: Für dich in deiner Rolle, in deiner Verantwortung als Team-, Gruppen- oder Abteilungsleiter – nicht für andere! In einem zweiten Schritt sortierst du sie danach, wie dringend sie sind: Dringend oder nicht dringend. So erhältst du eine Matrix mit vier Feldern:

So arbeitest du mit der Eisenhower-Matrix:

⭐️ Wichtig und dringend: Prio A

Das sind Aufgaben, die unmittelbar an dich und deine Verantwortung geknüpft sind und die gleichzeitig keinen Aufschub dulden: ein für heute terminiertes Einstellungs- oder Mitarbeiter-Jahresgespräch, ein akuter Kundenbeschwerdefall oder ein Bandstillstand in der Produktion.

Diese Aufgaben erledigst du selbst und sofort.

⭐️ Wichtig, aber nicht dringend: Prio B

Auch das sind Aufgaben, die genuin an dich und deine Funktion gebunden sind, allerdings nicht unmittelbar dringend sind. Klassischerweise reden wir hier über strategische Themen, Mitarbeiter- und Teamentwicklung oder Schnittstellenmanagement.

Achtung: Diese Aufgaben werden von vielen Führungskräften immer wieder nach hinten geschoben und vernachlässigt, was sich regelmäßig später rächt.

Daher solltest du dir ganz bewusst feste Zeitslots für diese Themen reservieren – und diese dann, wenn der Termin gekommen ist, als Prio A behandeln.

Mit anderen Worten: Diese Aufgaben erledigst du selbst zu einem von dir festgelegten Termin in der Zukunft.

⭐️ Nicht wichtig, aber dringend: Prio C

Das sind Aufgaben, die zwar dringend sind, aber nicht zwingend von dir erledigt werden müssen, weil sie nichts mit deiner Führungsfunktion zu tun haben. Das sind meist organisatorische Aufgaben, z. B. Terminkoordination, Raum- oder Reisebuchungen und operative Tätigkeiten wie Standardauswertungen oder Datenrecherche und -pflege.

Vorsicht, Falle: Diese Aufgaben sind oft „laut“, sie drängen sich schnell in den Vordergrund, weil jemand Druck macht, und meist sind sie auch schnell zu erledigen („sind doch nur ein paar Mausklicks“). Aber sie binden eine Menge Energie, die dir dann für deine eigentlichen Aufgaben als Führungskraft nicht mehr zur Verfügung steht.

Daher der Tipp: Prio-C-Aufgaben sofort und durch andere (!) erledigen lassen, also: delegieren!

⭐️ Weder wichtig noch dringend: Prio P

In diesem Quadranten landen alle Aufgaben, die keinen nennenswerten Beitrag zu deinen Zielen leisten und auch nicht zeitkritisch sind, z. B. Meetings ohne Agenda und klares Ziel, Standard-Reports, die keiner liest, Überarbeitung von Dokumenten „zur Sicherheit“, Perfektionierung von PowerPoint Folien und alle Mails, bei denen du pro forma auf cc stehst.

Hier fragst du dich am besten: Was würde passieren, wenn das liegenbleibt – heute, nächste Woche, in drei Monaten? Wenn die Antwort „nichts!“ lautet, ist das ein klarer Kandidat für den Papierkorb. Deine Zeit ist viel zu wertvoll, um dich mit unnützen Aufgaben zuspammen zu lassen.

Für mich persönlich ist die Eisenhower-Matrix eines der wichtigsten und wertvollsten Tools im Alltag. Ich sortiere mittlerweile alle Aufgaben instinktiv in die Kategorien A, B, C und P und kann dir diese Strategie bestens empfehlen: Du kommst raus aus dem Reaktions-Modus, teilst deine Zeit besser ein und widmest dich vorrangig den für dich wichtigen Dingen im Leben.

In diesem Sinne: Frohes und effektives Schaffen für dich, bleib gesund und gut gelaunt!

…und morgen geht es weiter mit dem Thema Delegieren…