Der Adventskalender 2025 für Führungskräfte

Gestern hatten wir uns die wichtigsten Fehlerquellen beim Delegieren angesehen, die du besser vermeiden solltest. Heute möchte ich dir einen einfachen 7-Schritte-Plan vorstellen, den du gerne als Checkliste nutzen kannst.

Schritt 1: Aufgabe definieren

Zunächst einmal solltest du für dich selbst klären, was du delegieren willst. Was genau soll erledigt werden? Handelt es sich um eine einmalige Aufgabe oder um eine wiederkehrende Tätigkeit? Am besten, du kannst die Aufgabe in einem kurzen Satz, „in drei Worten“, benennen, denn: Je klarer du das für dich formulierst, desto einfacher kannst du es deinem Mitarbeiter oder deiner Mitarbeiterin erklären.

Schritt 2: Die richtige Person auswählen

Überlege dir genau, wem du diese Aufgabe anvertrauen möchtest. Wer hat die nötigen fachlichen Kompetenzen? Wer hat die Kapazität? Wer könnte diese Aufgabe gegebenenfalls als Entwicklungsschritt gut gebrauchen? Professionelles Delegieren heißt nämlich, Aufgaben sehr bewusst zu verteilen, passend zu den individuellen Stärken und Entwicklungspotenzialen deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Schritt 3: Kontext und Sinn erklären

Wenn du die Aufgabe delegierst, solltest du nicht nur sagen, was getan werden soll, sondern auch, weshalb das wichtig ist. Was ist eigentlich der Hintergrund, der Sinn, das Ziel dieser Aufgabe, für dich, für das Team, für den Bereich, für den Kunden oder für deine Chefin bzw. für deinen Chef? Wenn Menschen verstehen, welchen Beitrag ihre Aufgabe zum großen Ganzen leistet, steigen nämlich Motivation und Verantwortung spürbar. Mit einem Satz wie „Das ist wichtig, weil…“ kannst du hier einen großen Unterschied machen.

Schritt 4: Das gewünschte Ergebnis beschreiben

Um zu vermeiden, dass das Ergebnis nicht zu deinen Erwartungen passt, solltest du so konkret wie möglich sagen, wie das Endergebnis aussehen soll, z. B.: In welcher Form sollen die Daten vorliegen (Tabelle, Auswertung, Präsentation)? Welche Punkte müssen auf jeden Fall genannt werden? Für wen ist das Ergebnis bestimmt? Je klarer du das Zielbild beschreibst, desto größer ist die Chance, dass dein Mitarbeiter genau das liefert, was du brauchst.

Schritt 5: Ressourcen klären

Hier geht es um alles, was dein Mitarbeiter braucht, um die Aufgabe gut erledigen zu können: Informationen, Zugänge, Ansprechpartner, Arbeitsmittel, Zeitslots usw. Vielleicht braucht er bestimmte Daten aus einem System, vielleicht muss er mit einer anderen Abteilung sprechen, vielleicht braucht er eine kurze Einführung in ein neues Tool? Wenn du diese Fragen zu Beginn klärst, vermeidest du Frust und unnötige Verzögerungen unterwegs.

Schritt 6: Termin und Zwischenchecks vereinbaren

Definiere und vereinbare klare Deadlines und Termine, an denen ihr den Zwischenstand besprecht. Ein kurzer Check auf halber Strecke oder nach Erreichen eines Meilensteins kann helfen, Missverständnisse oder Fehler früh zu erkennen und gemeinsam nachzusteuern. Wichtig ist, dass ihr beide ein klares Verständnis von „was bis wann genau“ habt und die Aufgabe nicht irgendwo zwischen anderen To-dos untergeht. Tipp: Plane genügend Pufferzeiten ein für Unvorhergesehenes, denn die Praxis zeigt: „Irgendwas ist eh immer“ 🤣

Schritt 7: Ergebnis abnehmen und Feedback geben

Wenn die Aufgabe erledigt ist, nimm dir ganz bewusst etwas Zeit, um das Ergebnis zu sichten, Rückfragen zu stellen und eine kurze Rückmeldung zu geben. Was ist gut gelaufen? Wo hat dich das Ergebnis positiv überrascht? Was könnte beim nächsten Mal noch besser oder einfach anders laufen? Dieser Schritt wird im Alltag oft übersprungen, ist aber unglaublich wertvoll für die Weiterentwicklung deiner Mitarbeitenden und für dich selbst als Führungskraft.

Wenn du diese sieben Schritte als eine Art Checkliste im Hinterkopf oder auch ganz offen als Spickzettel nutzt, wirst du merken: Deine Delegation wird klarer, strukturierter und verlässlicher. Du reduzierst Missverständnisse, stärkst die Selbstverantwortung deiner Mitarbeitenden und gewinnst selbst mehr Zeit für deine eigentlichen Führungsaufgaben.

Mein Vorschlag: Probiere es einfach mal aus, eine Aufgabe nach diesem Schema zu delegieren und reflektiere dann, was anders war als bisher.

Viel Erfolg!